Kostenbeheer gemakkelijk gemaakt.
De connectie tussen Mobilexpense en ADP iHCM zorgt voor een automatische verbinding waarmee alle benodigde medewerker stamdata vanuit iHCM gesynchroniseerd wordt met Declaree. Hierdoor is het niet meer nodig om handmatig gebruikersaccounts aan te maken voor nieuwe medewerkers. Bovendien worden goedgekeurde declaraties automatisch terug gesynchroniseerd van Declaree naar iHCM, uiteraard op de juiste looncomponenten. Dit bespaart veel tijd en bovendien wordt het risico op fouten sterk vermindert. De bi-directionele synchronisatie van gegevens tussen deze gekoppelde systemen stroomlijnt het onkostendeclaratieproces en zorgt voor een accurate terugbetaling van voorgeschoten kosten een correcte loonadministratie. Door gebruik te maken van deze moderne integratie kunnen organisaties hun algehele efficiëntie verbeteren en zich richten op belangrijkere taken dan manueel data kopiëren.
Features and Benefits
Mobiele app met OCR
Met onze native app kunnen medewerkers bonnetjes scannen en declaraties indienen. De OCR leest onmiddellijk en zeer nauwkeurig data van bonnen uit, en vult automatisch de declaratie-velden zoals de datum, het bedrag, de BTW en de valuta. Dankzij push- en e-mail notificaties zijn gebruikers altijd op de hoogte van de status van hun declaraties.
Intelligente app
Native iOS & Android app, offline beschikbaar // Vastleggen, indienen & goedkeuren in de mobiele app // Bon-gegevens wordt in een microseconde uitgelezen // Transacties worden automatisch aangemaakt // Kilometers en daggeld vergoedingen toevoegen in enkele seconden // Pushmeldingen voor creditcard transacties
Geautomatiseerde vergoedingen
Mobilexpense berekent kilometer- en daggeld vergoedingen aan de hand van officiële tarieven en op basis van vertrek- en aankomst locaties en verblijfsduur.
Alle uitgaven en bonnen
Mobilexpense registreert alle soorten uitgaven, van dagelijkse vergoedingen tot creditcardtransacties, contante voorschotten, kilometers, thuiswerkvergoedingen, mobiliteitsgerelateerde uitgaven en meer. En waar nodig wordt de bon gedigitaliseerd.
Vereenvoudigde boekhouding
Onze slimme automatische toepassing van het interne declaratiebeleid, tezamen met dynamische workflows zorgen ervoor dat alle uitgaven automatisch worden getoetst aan het onkostenbeleid van uw bedrijf. Alle goedgekeurde uitgaven worden automatisch en correct gecodeerd met de juiste grootboekrekeningen of looncomponenten voor de boekhouding en/of salarisadministratie.
Ongeëvenaarde integraties
Sluit Mobilexpense eenvoudig aan op uw HR-, ERP- en Payroll-oplossingen. We ondersteunen ook Single Sign-On (SSO) waarmee uw werknemers zich kunnen authenticeren met reeds bestaande company accounts - ondersteund met TouchID en FaceID. Mobilexpense ondersteunt ook automatische transactiefeeds van creditcard aanbieders, waarbij elke transactie automatisch naar de medewerker wordt gestuurd om zo snel een bon vast te leggen.
Flexibel
Mobilexpense is een gebruiksvriendelijke oplossing die in een mum van tijd operationeel is. Hoewel de oplossing zeer eenvoudig te gebruiken is, kunnen we de configuratie per organisatie eenvoudig aanpassen om specifieke bedrijfsprocessen te ondersteunen met bijvoorbeeld dynamische workflows en een implementatie van het eigen declaratiebeleid. Daarmee kunnen we het bestaande declaratieproces drastisch vereenvoudigen en tegelijkertijd bij elke stap de naleving van het beleid garanderen.
Professionele ondersteuning
Wij zorgen ervoor dat u best practices voor het personeels declaratiebeleid kunt toepassen en begeleiden bij elke stap van de onboarding en uitrol. Ons team van Nederlandse experts helpt u bij het opzetten van het digitale declaratieproces, het activeren van integraties en kan alle vragen beantwoorden die u in het proces heeft.
Betrouwbare leverancier
Onze software voldoet aan zowel EU- als lokale regelgeving, zoals GDPR (EU), Homologation (Spanje), GoDB (Duitsland) etc. Mobilexpense is ISAE-3402 en ISO-27001 gecertificeerd.
